Die Offerte

Um das Fenster „Offerte“ zu öffnen klicken Sie mit der Maus im Menü auf Belegerfassung und dann auf Offerte.

Die fett geschriebenen Felder sind Pflichtfelder, diese müssen ausgefüllt werden damit die Offerte gespeichert werden kann.

• Offertnummer: Die Nummer des Offerts. Wird vom Nummernkreis vergeben nachdem die Offerte gespeichert wurde.
• Offertdatum: Datum an dem die Offerte abgeschlossen wurde.
• Interne Nummer: Diese Nummer kann im Nummernkreis definiert werden.
• Kunde: Hier gibt es zwei verschiedene Register.
  • Adresse: Hier werden die Daten über den Kunde angeführt. Diese Daten kommen aus dem Adressenstamm.
    • Kunde: Die Kundenummer.
    • Währung: Die Währung mit der bezahlt wird.
    • InnerGemeinschaftlich:
    • Zahlungskonditionen: Bis wann bezahlt werden muss und ab wann welche Zinsen verrechnet werden.
  • Lieferanschrift: Hier wird die Lieferadresse angegeben.
    • Lieferadresse vorhanden: Eine vorhandene Lieferadresse kann ausgewählt werden.
      • Lieferanschrift: Man wählt die Lieferadresse aus.
    • Individuelle Lieferadresse: Hier kann man die Lieferadresse selbst eingeben.
      • Lieferanschrift: Name des Empfängers.
      • Lieferadresse: Adresse an die geliefert werden soll.
      • LKZ: Buchstabenkürzel des Landes.
      • PLZ: Postleitzahl der Lieferadresse.
      • Ort: Name der Ortes.
• Referenz: Frei definierbar, dieses Kürzel/Nummer ist später auch in der Offertenübersicht zu sehen.
• Offertdatum: Datum an dem die Offerte erstellt wurde.
• Zahlart: Mit welcher Zahlungsmethode bezahlt wird.
• Versandart: Wie die Lieferung transportiert wird.
• Kostenstelle: Wer diese Artikel verkauft hat.
• Kostenträger: Hier wird der Kostenträger erfasst.
• Info zum Offert: Hier können Infos zum Offert eingegeben werden.
• Datein: Hier ist das Modul Datei Anlagen Verwaltung integriert.
• Offerte: Es sind Teile der Symbolleiste integriert.
  • Speichern: Speichert das Dokument.
  • Drucken: Das Drucken des geöffneten Offerts wird eingeleitet.
  • Abbrechen: Damit beendet man das Erstellen bzw. Bearbeiten des Offerts.
  • Kopf/Positionen: Zum wechseln des Registers.
• Info Positionen: Zeigt die aktuelle Kosten und deren Verteilung an.

Hier kann ein Artikel zur Offerte hinzugefügt werden.

• Menge: Gibt die Menge an.
• Artikelnummer: Über den „Durchsuchen“-Button rechts oder durch Druck auf [F4] kann ein Artikel aus dem Artikelstamm gesucht werden. Die Daten werden dann aus dem Artikelstamm übernommen. Wenn Sie [Strg + E] drücken öffnet sich der aktuelle Artikel im Artikelstamm und kann bearbeitet werden.
• Artikelbeschreibung: Der Name des Artikels, kann durch Doppelklick darauf geändert werden. Diese Änderung wird nicht im Artikelstamm übernommen.
• Einzelpreis: Der Stückpreis des Artikels. Wird aus dem Artikelstamm übernommen.
• Rabatte: Hier kann zweimal ein Rabatt vergeben werden.
• Gesamtpreis: Errechnet sich aus der Stückzahl, dem Einzelpreis, den Rabatten, der ARA und den Aufschlägen.
• Lager: Zeigt an aus welchem Lager man den Artikel verkauft. Über den „Durchsuchen“-Button oder [F4] kann ein anderes Lager ausgewählt werden falls es mehr als eines gibt.
• Bestand: Zeigt den aktuellen Lagerstand des Artikels. Wenn man mit der Maus darüber fährt bekommt man eine detaillierte Übersicht darüber.
  

• ARA: Hier kann der ARA-Beitrag eingetragen werden.
• Aufschlag: Hier können zwei Aufschläge vergeben werden.
• Konto: Das FIBU-Konto, wird aus dem Artikelstamm übernommen.
• MwSt: Auswahl der Mehrwertsteuer.

Im Offert können Texte eingefügt werden.

• Textbaustein: Es können Textbausteine aus dem Textbausteinestamm eingefügt werden.
• Textfeld: Hier kann der Text verfasst werden. Hier erscheint auch der Text eines ausgewählten Textbausteines.

Am Offert können Zwischen- und Bereichssummen eingefügt werden.

• Zwischensumme: Alle Preise werden vom ersten Artikel an bis zur Zwischensumme addiert.
• Bereichzwischensumme: Muss zweimal eingefügt werden, beim unteren Eintrag steht die Summe aller Artikel-Preise die zwischen den beiden Einträgen stehen.

• Letzter Einkauf: Zeigt Datum, Lieferant, Preis und Rabatte des letzten Einkaufs des gewählten Artikels.
• Letzter Verkauf: Zeigt Datum, Käufer, Preis, Rabatte und die Stückzahl des letzten Verkaufs des gewählten Artikels.
• Aufschlag: Die Summe aller Aufschläge.
• Rabatt: Die Summe aller Rabatte in €.
• ARA: Die Summer aller ARA-Aufschläge.
• Nettobetrag: Die Summe der Nettopreise aller Artikel.
• MwSt: Die Mehrwertsteuer aller Artikel.
• Endbetrag: Der Endbetrag den der Kunde bezahlen muss.

Haben Sie das Offerten Fenster vor Ihnen geöffnet, klicken Sie in der Symbolleiste auf „Neu“ oder [Strg + Einfg].

Um einen Kunden zu suchen drücken Sie den „Durchsuchen“-Button oder [F4]. Es wird sich ein Suchfenster öffnen, in dem Sie einen Kunden aus dem Kundenstamm auswählen.

Die Felder

• Kunde
• Währung
• Inner Gemeinschaftlich
• Zahlungskonditionen

werden aus dem Kundenstamm übernommen. Alle fett beschriebenen Felder sind Pflichtfelder.

Wenn Sie auf das Register „Lieferanschrift“ umschalten können Sie eine Lieferadresse eintragen. Dazu kann man entweder eine vorhandene Adresse suchen oder eine individuelle Lieferadresse eintragen.

Um eine vorhandene Lieferadresse einzutragen verfahren Sie bitte genau so wie bei der Auswahl eines Kunden.

Wenn Sie selbst eine Lieferadresse eintragen möchten setzen Sie den Punkt bei „Individuelle Lieferadresse“.

Nun können Sie noch die zusätzlichen Informationen Referenz, Zahlart, Versandart, Kostenstelle, Kostenträger und den Liefertermin auswählen. Bei „Info zum Offert“ können Sie zusätzliche Bemerkungen machen. Unter „Dateien“ ist die Datei Anlagen Verwaltung integriert. Diese weiteren Informationen und Funktionen sind nicht notwendig um die Offerte im späteren Verlauf zu speichern oder abzuschließen.

Um fortzufahren und Artikel, usw. zum Offert hinzuzufügen wechseln Sie in das Register „Positionen“. Entweder klicken Sie dazu oben auf das Registern oder im Menü unten links auf „Positionen“.

Im Register „Positionen“ können Sie Artikel, Texte und Summen im Offert eintragen. Um eine neue Zeile anzulegen klicken Sie in der Symbolleiste auf „Neu“ oder [Strg + Einfg]. In eine Zeile kann entweder ein Artikel, ein Text oder eine Summe eingefügt werden. Zwischen den 3 möglichen Objekten können Sie mit den gleichnamigen Registern umschalten.

Standardmäßig befinden Sie sich zu Beginn gleich im Register „Artikel“. Suchen Sie nun einen Artikel aus dem Artikelstamm indem Sie neben dem Feld „Artikelnummer“ auf „Durchsuchen“ klicken oder [F4] drücken.

Nachdem Sie einen Artikel ausgewählt haben wird im Feld „Artikelbeschreibung“ der Name des Artikels und im Feld „Einzelpreis“ der Stückpreis aus dem Artikelstamm übernommen. Durch Doppelklick auf die „Artikelbeschreibung“ kann diese geändert werden, diese Änderung wird jedoch nicht in den Artikelstamm übernommen. Nun können Sie die Stückzahl, eventuelle Rabatte/Aufschläge und ARA eintragen. Außerdem können Sie das Lager wählen aus dem der Artikel verkauft werden soll sowie Kostenstelle und Kostenträger bestimmen.

Sollte es sich um einen Artikel mit Seriennummer handeln, so muss man mit dem Button „Auswahl“ unter Seriennummer, die Seriennummer auswählen. Links unten steht die Information wie viel Seriennummern ausgewählt werden müssen und wie viele bereits ausgewählt sind.

Um eine Übersicht über die bestehenden Seriennummern zu erhalten kann die Seriennummern-Übersicht eingeblendet werden. Die zugebuchten Stücke befinden sich im Lager, die verrechneten sind bereits verkauft.

Wenn genug Seriennummern ausgewählt wurden kann der Artikel gespeichert werden indem Sie in der Symbolleiste auf „Speichern“ klicken oder [Strg + S] drücken. Der Artikel ist nun in der Offerte eingetragen, im rechten unteren Feld werden bereits die Summen der Aufschläge, der Rabatte, der ARA, der Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und der zu verrechnende Endbetrag angezeigt.

Nachdem der Artikel gespeichert wurde erscheint ein Fenster, in dem Sie gefragt werden ob eine neue Zeile eingefügt werden soll.

Die verschiedenen Zeilen können per Drag and Drop, also einfach mit der Maus nach oben oder unten ziehen, nach Ihrem Wunsch geordnet werden.

Um einen Text in eine neue Zeile einzufügen wechseln Sie in das Register „Text“. In der Zeile „Textbaustein“ können Sie einen vorgeschriebenen Text aus dem Textbausteinestamm einfügen.

Es kann aber auch einfach ein Text selbst verfasst werden oder eine RTF-Datei geladen werden. Die Texte können mit den Möglichkeiten der Textfeld-Symbolleiste auf verschiedenste Art formatiert werden, es kann die Schrift- Art, Größe und Farbe sowie die Textausrichtung verändert werden.

Nun kann der Text gespeichert werden indem Sie in der Symbolleiste auf „Speichern“ klicken oder [Strg + S] drücken. Jetzt ist der Text im Offert eingetragen.

Nachdem der Text gespeichert wurde erscheint ein Fenster, in dem Sie gefragt werden ob eine neue Zeile eingefügt werden soll.

Die verschiedenen Zeilen können per Drag and Drop, also einfach mit der Maus nach oben oder unten ziehen, nach Ihrem Wunsch geordnet werden.

Um eine Summe in eine neue Zeile einzufügen wechseln Sie in das Register „Summen“ und wählen entweder eine Zwischensumme oder eine Bereichszwischensumme.

Bei einer Zwischensumme werden die Preise alle Artikel bis zu dieser Summe addiert, bei einer Bereichszwischensumme werden die Preise aller Artikel addiert die sich zwischen zwei Bereichszwischensummen befinden, es müssen also zwei eingetragen werden.

Nachdem die Summe gespeichert wurde erscheint ein Fenster, in dem Sie gefragt werden ob eine neue Zeile eingefügt werden soll.

Die verschiedenen Zeilen können per Drag and Drop, also einfach mit der Maus nach oben oder unten ziehen, nach Ihrem Wunsch geordnet werden.

Um eine Zeile editieren oder löschen zu können müssen Sie sie einfach anwählen und dann in der Symbolleiste auf „Datensatz editieren“[Strg + E] oder „Löschen“[Strg + Entf] klicken.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf bereits vorhandene Positionen klicken, öffnet sich ein kleines Menü in dem ebenfalls eine neue Zeile angelegt, eine bestehende bearbeitet oder gelöscht werden kann. Die Funktion Arbeitsbericht übernehmen ist ein kundenspezifische Funktion.

Wenn der Datensatz bearbeitet wird kann alles genau wie beim Neu erstellen geändert werden.

Ab Version 2.1.0 kann einem Offert ein Projekt aus der Leistungsverrechnung zugeordnet werden, falls dieses Modul aktiv ist.


Über den Button „Projekt Erstellen“ kann ein Formular zum schnellen Erstellen eines Projekts aufgerufen werden. Das Formular funktioniert wie die Projektverwaltung in der Leistungsverrechnung

Die Offerte kann gespeichert werden indem man in der Symbolleiste oder im Menü das sich links unten im Fenster befindet auf „Speichern“[Strg + S] drückt.

Bevor die Offerte gedruckt und abgeschlossen wird kann man ihn mit der Druckvorschau begutachten. Das Symbol für die Druckvorschau befindet sich in der Symbolleiste.

Druckvorschau:

Wenn die Offerte gedruckt wird ändert sich ihr Status, der rechts oben steht, von offen auf gedruckt.

Achtung! Wenn der Status der Offerte auf gedruckt ist kann sie nichtmehr geändert werden!

Will man die Offerte nun drucken klickt man entweder im Menü links unten oder in der Symbolleiste auf „Drucken“.

Klickt man nun auf „Drucken“ erscheint ein Fenster in dem man gefragt wird ob man das Offert wircklich abschließen will.

Drückt man Ja um die Offerte abzuschließen öffnet sich das Fenster mit den Druckoptionen. In den Druckoptionen stehen die Formularzahlen, die im Adressenstamm unter „Kundeninformationen“ stehen, angezeigt und können noch geändert werden. Als Drucker ist der laut Drucker Zuordnungsverwaltung zuständige Drucker eingetragen, natürlich kann auch ein anderer Drucker gewählt werden. Außerdem kann hier noch schnell das Offertdatum geändert werden.

Klicken Sie auf Ok um den Offert zu drucken. Wurde bei „Bildschirmausgabe“ der Haken gesetzt wird der fertige Offert auch am Bildschirm gezeigt. Dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen!

Nachdem die Offerte abgeschlossen und gedruckt wurde hat sich ihr Status, der rechts oben steht, auf „gedruckt“ geändert. Es ist jetzt nichtmehr möglich etwas an der Offerte zu verändern.

Um eine bestehenden Offerte zu editieren klicken Sie bei geöffnetem Offerten-Fenster in der Symbolleiste auf „Suchen“. Alternativ können Sie [F4] drücken oder die Offerte in der Offerten Übersicht suchen.

Haben Sie nun die gewünschte Offerte ausgewählt können Sie sie mit einem Klick auf „Datensatz editieren“[Strg + E] oder „Löschen“[Strg + Entf] in der Symbolleiste editieren oder löschen.

Beachten Sie dass sie abgeschlossene Offerten nicht mehr verändern oder löschen können!

In der Symbolleiste befinden sich die Funktion:

• Offert überleiten
• Offert abschließen
• Abschlusskommentar anzeigen
• Artikel Info
• Export als wiederkehrender Beleg
• Import aus wiederkehrenden Beleg

Mit dieser Funktion können Sie eine Offerte in die Module Fakturierung, Lieferscheine oder Auftragsbestätigung überleiten. Das heißt dass alle Daten aus der Offerte in das andere Modul übernommen werden. Dazu muss die Offerte bereits abgeschlossen sein. Wenn Sie nun auf „Überleitung“ klicken öffnet sich folgendes Fenster in dem Sie auswählen in welches Modul sie überleiten möchten.


Nun ändert sich der Status der Offerte rechts oben auf Übergeleitet.

Mit der Version 2.1.0 wurde die Überleitung überarbeitet. Es ist nun möglich jede einzelne Position variabel überzuleiten.

Man wählt die gewünschte Position aus und legt die Menge fest die übergeleitet werden soll. Es müssen somit nicht alle Positionen gleichzeitig in ein Journal übergeleitet werden. Damit ist eine größere Flexibilität gewährleistet.

Wenn es sich um einen Seriennummernartikel mit zugeordneten Seriennummern handelt, können die einzelnen Seriennummern ausgewählt werden.
Die Überleitung kann nur dann durchgeführt werden wenn die Eingaben(Menge und Seriennummern) richtig sind. Falsche Eingaben werden rot markiert.

Diese Funktion wird benötigt, wenn nicht alle Positionen übergeleitet werden sollen. Für die Übersicht kann ein Abschlusskommentar eingegeben werden.

Wurde eine Offerte vorzeitig abgeschlossen, kann der zugehörige Kommentar über diesen Button wieder angezeigt werden.

Zeigt detaillierte Informationen zu dem Artikel der ausgewählten Position an.

Siehe Wiederkehrende Belege

Siehe Wiederkehrende Belege